Làm thế nào để lựa chọn tổng đài phù hợp nhất?
Khi bạn có nhu cầu lắp đặt tổng đài nội bộ cho cơ quan hay văn phòng, chắc chắn bạn sẽ băn khoăn không biết lựa chọn tổng đài nào cho phù hợp. Thật vậy trên thị trường có rất nhiều loại tổng đài khác nhau về cả tính năng và giá cả, bạn cần nắm được những tiêu chí từ doanh nghiệp mà lựa chọn tổng đài hợp lý nhất.
Tổng đài nội bộ là một công cụ quan trọng để cho văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Một số vấn đề bạn cần quan tâm khi lắp tổng đài như: lựa chọn tổng đài theo cấu hình, theo chức năng nhiệm vụ hoặc theo thương hiệu và khả năng đầu tư về sau.
1. Lựa chọn tổng đài theo cấu hình
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.
Bạn có thể lựa chọn hệ thống tổng đài có cấu hình cao, có khả năng mở rộng khi xác định doanh nghiệp sẽ phát triển lớn mạnh trong tương lai. Mặt khác bạn cũng có thể lựa chọn cấu hình ở mức trung khi doanh nghiệp sẽ ổn định về hệ thống trong thời gian dài.
2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu sử dụng
- Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP.
- Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.
- Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code.
- Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM
- Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in.
- Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần
- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call
- Voice mail, Door phone/door Opener, Music -BGM, Paging.
Tùy theo từng nhóm chức năng mà doanh nghiệp muốn, bạn có thể lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp, đáp ứng được các tiêu chí mà mình mong muốn.
3. Thương hiệu và khả năng đầu tư
Không khó để bạn có thể lắp đặt tổng đài nội bộ, tuy nhiên việc lựa chọn sản phẩm có thương hiệu lớn sẽ đồng nghĩa với giá thành cao. Tùy thuộc vào mức chi phí của doanh nghiệp mà bạn lựa chọn cho phù hợp.
Bạn cũng nên chú ý đến việc bảo trì tổng đài điện thoại (có bảo hành không, trong thời gian bao lâu, đơn vị nào bảo hành tốt,…) để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt sau lắp đặt.
4. Một số vấn đề khác
- Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễn phí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước).
- Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ.
Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt đã được khảo sát. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư. Nếu bạn vẫn còn băn khoăn hãy gọi đến Nam Thái – chuyên lắp đặt các hệ thống tổng đài nội bộ sẽ mang đến giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
CHUYÊN DỊCH VỤ LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI TẠI HÀ NỘI
Công ty Máy Tính Nam Thái – Hotline: 09.111.444.26
