Thiết bị cần chuẩn bị khi lắp đặt tổng đài nội bộ
Tổng đài nội bộ ngày càng được sử dụng phổ biến giúp giảm thiểu chi phí liên lạc nội bộ và nâng cao tính chuyên nghiệp cho cơ quan, doanh nghiệp. Khi muốn lắp đặt tổng đài nội bộ bạn có thể nhờ đến một đơn vị uy tín để tư vấn, hoặc có thể tự tìm hiểu và chuẩn bị các thiết bị lắp đặt và thuê nhân công triển khai hệ thống.
Ở bài viết này chúng tôi sẽ tư vấn giúp bạn lựa chọn tổng đài điện thoại và hướng dẫn lựa chọn các thiết bị cần chuẩn bị khi lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của bạn.
1. Tư vấn lựa chọn hệ thống tổng đài
Mục đích sử dụng:
+ Tổng đài dùng để liên lạc nội bộ và với bên ngoài: Bạn nên lựa chọn tổng đài Analog vừa đảm bảo các tính năng cần thiết lại vừa tiết kiệm chi phí.
+ Tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến: Bạn lựa chọn tổng đài IP.
+ Tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp: Bạn chọn tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng).
Dung lượng cần sử dụng:
Dung lượng ở đây là số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào và ra nhiều hay ít mà bạn chọn số lượng đường vào bưu điện nhiều hay ít, thông thường đối với tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng thì cần số lượng đường vào nhiều.
Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng, nhân viên càng nhiều thì số lượng máy lẻ càng nhiều.
2. Các thiết bị cần chuẩn bị khi lắp đặt
Tổng đài
Lựa chọn tổng đài phù hợp với nhu cầu của bạn.
Điện thoại đầu cuối trong quá trình sử dụng
Điện thoại dùng cho lễ tân, tùy loại tổng đài mà có thể chọn loại khác nhau. Với điện thoại cho lễ tân, thông thường sẽ dùng dòng điện thoại vẫn được gọi là "BÀN LẬP TRÌNH" Với dòng điện thoại này, ngoài những tính năng phục vụ cho lễ tân, nó còn có thể lập trình các tính năng của tổng đài.
Điện thoại dùng cho giám đốc, trưởng nhóm, có rất nhiều loại tùy thuộc và nhu câu cũng như sở thích.
Điện thoại dùng cho nhân viên.
Thiết bị đầu cuối
Hệ thống cáp, hộp cáp, wallplate, gen, ống chôn cáp...
- Cáp có nhiều loại và tùy vào địa hình lắp đặt. Cáp 2 đôi dùng chạy cho máy lẻ, cáp nhiều đôi (10,20...100,200 đôi để kết nối giữa các tầng và các khu vực tòa nhà hoạt động cách xa nhau)
- Hộp cáp, dùng đấu nối các trục cáp thông giữa các tầng hoặc giữa các tòa nhà nối về tổng đài.
- Wallplate là bộ như ổ điện dùng trong mỗi gia đình nhưng khác đầu cắm là dùng để cắm các đầu điện thoại vào.
- Gen, ống chôn cáp: Gen sử dụng chạy nổi (không đục tường, trường hợp này thường được sử dụng khi nhà đã đang sử dụng không được đục tường) dùng gen để ốp dây lại cho đẹp, mỹ quan.
Ống chôn cáp: Thường được sử dụng khi chạy ngầm, chạy hệ thống thoại khi tòa nhà đi vào quá trình hoàn thiện.
Dây cáp điện thoại
Nhân công chạy đường dây máy lẻ
- Nhân công triển khai lắp đặt: Đây là phần nhân công triển khai đi dây chạy mạng máy lẻ, chạy hệ thống cáp.
- Cài đặt tổng đài: Phần phí yêu cầu người bán tổng đài setup tổng đài hoạt động theo ý người sử dụng như cài đặt cấm máy lẻ, cài đặt lời chào khi gọi vào, cài đặt gọi đi bằng password...
Kỹ thuật lắp đặt mạng tổng đài
Các thiết bị phụ trợ mua thêm (theo nhu cầu)
- Phần mềm tính cước: Thống kê cước phí máy lẻ
- Thiết bị ghi âm: Ghi âm nội dung các cuộc gọi
- Bộ lưu điện khi mất điện
- Card trả lời tự động cho phép khách hàng bấm trực tiếp máy lẻ
- Card voiceamail cho phép khách hàng để lại lời nhắn khi đi vắng hoặc ngoài giờ làm việc
- Các phần mềm khác như phần mềm gọi điện trên máy tính...,
Lựa chọn nhà cung cấp
Sau lắp đặt các vấn đề lỗi hay xảy ra bạn khó có thể tự khắc phục, hay vấn đề bảo trì tổng đài điện thoại cũng rất cần thiết, vì vậy bạn cần chọn nhà cung cấp sao đạt được một số tiêu chí cơ bản sau:
1. Hỗ trợ support tốt 24/24 qua điện thoại, internet hoặc tại nơi người sử dụng.
2. Có sản phẩm thay thế cho mượn khi tổng đài có sự cố bị hỏng phần cứng hoặc phần mềm trong bảo hành cũng như ngoài bảo hành.
3. Đảm bảo hỗ trợ sản phẩm ít nhất trong vòng 3 năm (vì có 1 số tổng đài khi hết model ngừng sản xuất không còn linh kiện thay thế nâng cấp về sau).
Hy vọng các thông tin trên có thể hỗ trợ cho bạn khi muốn lắp tổng đài điện thoại.
DỊCH VỤ LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ UY TÍN NHẤT
LIÊN HỆ NGAY HOTLINE: (04).6291.2518 - 09.111.444.26
